Cloud-Telefonanlage: Was ist eine Cloud PBX?

Eine Cloud-Telefonanlage stellt die Funktionen einer klassischen Telefonanlage über eine Cloud-Infrastruktur bereit. Dafür sind auch Begriffe wie Cloud PBX, Virtual PBX oder virtuelle Telefonanlage gebräuchlich.

Für Unternehmen bedeutet das vor allem: Die Telefonanlage muss nicht mehr als eigene Hardware am Unternehmensstandort betrieben werden. Benutzerinnen und Benutzer, Rufnummern und Telefoniefunktionen lassen sich zentral verwalten und an unterschiedlichen Standorten nutzen.

Doch wie funktioniert eine Cloud-Telefonanlage genau? Welche Unterschiede gibt es zu einer klassischen Telefonanlage? Und für welche Unternehmen eignet sich eine solche Lösung?

Was ist eine Cloud-Telefonanlage?

Bei einer Cloud-Telefonanlage werden die zentralen Funktionen der Telefonanlage nicht auf einer eigenen Anlage im Unternehmen betrieben. Sie werden über die Infrastruktur eines Telefonieanbieters bereitgestellt.

Die Telefonanlage befindet sich damit vereinfacht gesagt in der Cloud. Unternehmen benötigen keine eigene PBX-Hardware am Standort. Die Administration erfolgt in der Regel über eine webbasierte Benutzeroberfläche.

Dort lassen sich beispielsweise Benutzerinnen und Benutzer, Rufnummern, Weiterleitungen, Gruppen oder Öffnungszeiten verwalten. Neue Mitarbeitende und zusätzliche Standorte können ohne den Ausbau einer lokalen Telefonanlage eingebunden werden.

Für die Telefonie selbst kommen IP-basierte Technologien zum Einsatz. Gespräche werden über eine Internetverbindung zur Cloud-Telefonanlage und von dort ins öffentliche Telefonnetz übertragen.

Cloud PBX, Virtual PBX oder virtuelle Telefonanlage: Was ist der Unterschied?

Für cloudbasierte Telefonanlagen werden unterschiedliche Bezeichnungen verwendet. Die Begriffe überschneiden sich stark, setzen teilweise aber unterschiedliche Schwerpunkte.

Cloud PBX

Eine Cloud PBX bezeichnet eine Telefonanlage, deren zentrale Funktionen in einer Cloud-Infrastruktur betrieben werden. PBX steht für «Private Branch Exchange», also eine Telefonanlage für ein Unternehmen oder eine Organisation.

Virtual PBX oder vPBX

Virtual PBX wird häufig als alternative Bezeichnung für eine Cloud PBX verwendet. Die Kurzform lautet vPBX. Der Begriff betont, dass die Telefonanlage virtuell statt als eigene physische Anlage im Unternehmen betrieben wird.

Virtuelle Telefonanlage

Die virtuelle Telefonanlage ist die deutschsprachige und für viele Anwenderinnen und Anwender verständlichere Bezeichnung für dasselbe Grundprinzip. Die Funktionen der Telefonanlage werden nicht über eine eigene Anlage vor Ort, sondern über eine externe Infrastruktur bereitgestellt.

Hosted PBX

Bei einer Hosted PBX steht stärker das Betriebsmodell im Vordergrund. Die Telefonanlage wird von einem externen Anbieter gehostet und für das Unternehmen bereitgestellt.

Cloud-Telefonanlage

Auch der Begriff Cloud-Telefonanlage beschreibt dieses Modell. Er bringt das Grundprinzip besonders verständlich auf den Punkt: Die Telefonanlage wird als Dienst aus der Cloud bereitgestellt und muss nicht als eigene PBX im Unternehmen betrieben werden.

Im allgemeinen Sprachgebrauch werden Cloud-Telefonanlage, Cloud PBX, Virtual PBX, vPBX und virtuelle Telefonanlage deshalb häufig weitgehend synonym verwendet.

Wie funktioniert eine Cloud-Telefonanlage?

Die Cloud-Telefonanlage übernimmt grundsätzlich dieselben Aufgaben wie eine lokale Telefonanlage. Der wesentliche Unterschied liegt darin, wo diese Funktionen bereitgestellt werden.

Telefone, Computer oder Smartphones verbinden sich über das Internet mit der Cloud-Telefonanlage. Diese steuert unter anderem, unter welcher Rufnummer ein Anruf eingeht, welcher Benutzer oder welche Gruppe angerufen wird und welche Weiterleitungen gelten.

Auch Funktionen wie Voicemail, Zeitsteuerungen, Warteschlangen oder Rufgruppen können zentral bereitgestellt werden.

Dadurch ist die Telefonanlage nicht mehr an einen einzelnen Unternehmensstandort gebunden. Mitarbeitende können beispielsweise im Büro, im Homeoffice oder an einem anderen Standort mit ihrer geschäftlichen Rufnummer telefonieren.

Cloud-Telefonanlage oder klassische Telefonanlage: Wo liegen die Unterschiede?

Eine klassische Telefonanlage wird lokal im Unternehmen betrieben. Bei einer Cloud-Telefonanlage übernimmt dagegen ein externer Anbieter den Betrieb der zentralen Telefonie-Infrastruktur.

Kriterium	Klassische Telefonanlage	Cloud-Telefonanlage
Betrieb	lokal im Unternehmen	softwarebasiert bei einem Anbieter
PBX-Hardware	eigene Anlage erforderlich	keine eigene PBX erforderlich
Administration	lokal oder durch Dienstleister	meist über Webportal
Skalierung	je nach System zusätzlicher Aufwand	Benutzer flexibel erweiterbar
Mehrere Standorte	zusätzliche Integration notwendig	zentral verwaltbar
Homeoffice	abhängig von System und Konfiguration	einfach integrierbar
Investitionen	häufig höhere Anfangsinvestition	meist laufende Nutzungsgebühren
Wartung und Updates	Unternehmen oder Dienstleister	Telefonieanbieter

Die Grenzen sind dabei nicht immer eindeutig. Auch lokal betriebene Telefonanlagen können IP-Telefonie, SIP-Trunks und moderne Endgeräte nutzen. Der wesentliche Unterschied liegt deshalb weniger in der verwendeten Telefonietechnologie als im Betriebsmodell der Telefonanlage.

Welche Vorteile und Nachteile hat eine Cloud-Telefonanlage?

Ein wichtiger Vorteil ist die Flexibilität. Neue Benutzerinnen und Benutzer oder zusätzliche Standorte lassen sich meist ohne neue Telefonanlagen-Hardware einrichten. Das ist insbesondere für Unternehmen interessant, deren Strukturen oder Arbeitsmodelle sich verändern.

Auch die zentrale Administration kann den Aufwand reduzieren. Funktionen und Einstellungen werden über eine gemeinsame Oberfläche verwaltet. Wartung und Aktualisierung der eigentlichen Plattform liegen beim Anbieter.

Hinzu kommt die Standortunabhängigkeit. Mitarbeitende können ihre geschäftliche Telefonie an unterschiedlichen Arbeitsorten nutzen, sofern die entsprechenden Endgeräte und eine geeignete Internetverbindung vorhanden sind.

Eine Cloud-Telefonanlage bringt jedoch auch Anforderungen mit sich. Eine stabile Internetverbindung ist für den zuverlässigen Betrieb zentral. Zudem übernimmt der Anbieter die Verantwortung für den Betrieb, die Wartung und die Weiterentwicklung der Plattform. Aus diesem Grund ist die Wahl eines zuverlässigen Telefonieanbieters besonders wichtig.

Deshalb sollten neben den Funktionen auch Faktoren wie Verfügbarkeit, Datenschutz, Datenstandort, Support und Ausfallsicherheit berücksichtigt werden.

Was kostet eine Cloud-Telefonanlage?

Bei einer klassischen Telefonanlage entstehen häufig höhere Anfangskosten für Hardware, Installation und Einrichtung. Hinzu kommen je nach System Aufwände für Wartung, Updates oder spätere Erweiterungen.

Bei Cloud-Telefonanlagen verteilen sich die Kosten meist auf laufende Gebühren. Entscheidend sind unter anderem die Anzahl Benutzerinnen und Benutzer, benötigte Rufnummern und Funktionen, Gesprächskosten, Endgeräte sowie mögliche Integrationen.

Welche Variante günstiger ist, lässt sich deshalb nicht pauschal beantworten. Bei kleineren oder wachsenden Unternehmen kann eine Cloud-Lösung finanzielle Vorteile bieten, weil keine eigene Telefonanlagen-Hardware beschafft und betrieben werden muss.

Bei grösseren Installationen oder besonderen technischen Anforderungen sollte dagegen eine längerfristige Gesamtkostenbetrachtung erfolgen.

Für welche Unternehmen eignet sich eine virtuelle Telefonanlage?

Eine virtuelle Telefonanlage eignet sich insbesondere für Unternehmen, die ihre Telefonie flexibel gestalten und zentral verwalten möchten.

Das betrifft beispielsweise Unternehmen mit mehreren Standorten, Mitarbeitenden im Homeoffice oder wechselnden Arbeitsplätzen. Auch für wachsende Unternehmen kann eine Cloud-Telefonanlage interessant sein, weil sich zusätzliche Benutzerinnen und Benutzer ohne den Ausbau einer lokalen Telefonanlage integrieren lassen.

Ebenso kann der Wechsel sinnvoll sein, wenn eine bestehende Telefonanlage ersetzt werden muss und keine neue lokale Infrastruktur aufgebaut werden soll.

Eine lokale Telefonanlage kann weiterhin sinnvoll sein, wenn besondere technische Anforderungen, bestehende Integrationen oder interne Vorgaben einen lokalen Betrieb voraussetzen. Entscheidend ist deshalb nicht allein die Unternehmensgrösse, sondern die vorhandene Infrastruktur und die Anforderungen an die Telefonie.

Wie zuverlässig und sicher sind Cloud-Telefonanlagen?

Bei einer Cloud-Telefonanlage hängt die Verfügbarkeit nicht nur von der Plattform des Anbieters, sondern auch von der Internetverbindung am jeweiligen Standort ab.

Professionelle Anbieter betreiben ihre Infrastruktur deshalb redundant und verteilen zentrale Komponenten auf mehrere Systeme oder Standorte. Fällt eine einzelne Komponente aus, kann der Betrieb über andere Systeme weitergeführt werden.

Auch beim Thema Sicherheit spielt der Anbieter eine wichtige Rolle. Unternehmen sollten unter anderem darauf achten, wie die Infrastruktur geschützt wird, wo Daten verarbeitet werden und welche Massnahmen für Zugriffsschutz, Updates und Überwachung bestehen.

Eine lokale Telefonanlage ist dabei nicht automatisch sicherer. Dort liegt die Verantwortung für Wartung, Updates und Absicherung stärker beim Unternehmen selbst oder bei einem beauftragten IT-Dienstleister.

Worauf sollten Schweizer Unternehmen bei einer Cloud-Telefonanlage achten?

Neben Funktionen und Kosten gibt es einige Kriterien, die für Unternehmen in der Schweiz besonders relevant sein können.

Dazu gehört zunächst der Umgang mit bestehenden Schweizer Rufnummern. Vor einem Wechsel sollte geklärt werden, ob diese übernommen werden können und welche Rufnummerntypen der Anbieter unterstützt.

Auch der Standort der Infrastruktur und der Umgang mit Daten können bei der Auswahl eine Rolle spielen. Unternehmen mit entsprechenden Anforderungen sollten prüfen, wo die Telefonieplattform betrieben wird und welche Datenschutzbestimmungen gelten.

Weitere wichtige Punkte sind die Erreichbarkeit des Supports, die Ausfallsicherheit der Infrastruktur, transparente Tarife und die Möglichkeit, die Telefonie mit bestehenden Anwendungen und Arbeitsabläufen zu verbinden.

Gerade bei geschäftskritischer Telefonie lohnt es sich deshalb, nicht nur einzelne Funktionen oder den monatlichen Preis zu vergleichen.

Cloud-Telefonanlage oder klassische Telefonanlage?

Cloud-Telefonanlagen haben die Art verändert, wie Unternehmen ihre Telefonie betreiben können. Statt eine eigene Telefonanlage an einem Standort zu installieren, lassen sich Benutzerinnen und Benutzer, Rufnummern und Funktionen zentral über eine Cloud-Infrastruktur verwalten.

Besonders interessant ist dieses Modell für Unternehmen, die flexibel wachsen, mehrere Standorte verbinden oder Mitarbeitende unabhängig vom Arbeitsort in die Geschäftstelefonie einbinden möchten.

Eine klassische beziehungsweise lokal betriebene Telefonanlage kann dennoch die passende Lösung sein, wenn besondere technische oder organisatorische Anforderungen bestehen.

Entscheidend ist deshalb nicht, welches Modell grundsätzlich besser ist. Entscheidend ist, welche Lösung zur vorhandenen Infrastruktur und zu den Anforderungen des Unternehmens passt.

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