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IVR (Integrated Voice Response)

Ein IVR (Interactive Voice Response) ist ein automatisiertes Telefonsystem, das Anrufer durch ein Menü führt, indem sie Tasten auf ihrem Telefon drücken. Es wird oft von Unternehmen genutzt, um Anrufe zu sortieren und an die richtige Abteilung weiterzuleiten, ohne dass ein Mitarbeiter sofort ans Telefon gehen muss.

Das IVR hat folgende Funktionen:

  • Sprachmenüs
  • Öffnungszeiten
  • Feiertagsschaltungen
info

Unser IVR-Video-Tutorial finden Sie hier.

1. IVR aktivieren​

Das IVR wird mit der Aufschaltung der sipcall voice-/faxbox aktiviert. Das heisst, dass auf der gewünschten Rufnummer das Produkt «voice-/faxbox» aktiviert sein muss, damit das IVR genutzt werden kann. Sobald Ihre sipcall voice-/faxbox freigeschaltet wurde, können Sie das IVR nutzen. Bitte beachten Sie, dass das IVR auf einer einzelnen Rufnummer läuft und jene Rufnummer dann nur noch für die Funktion IVR verwendet werden kann. Andere Einstellungen auf dieser Rufnummer werden ignoriert.

2. Zugang zum IVR​

Wählen Sie die entsprechende Rufnummer, auf welcher die Option sipcall voice-/faxbox aktiviert ist und wählen Sie als Funktion „IVR“ aus.

3. Feiertage definieren​

Im Menü Feiertage verwalten haben Sie die Möglichkeit einen einzelnen Tag inklusive Uhrzeiten einzuschränken oder einen Zeitraum mittels Von-Datum und Bis-Datum zu definieren.
Pro Feiertag kann eine separate Ansage hochgeladen und eine separate Aktion definiert werden. Sie haben die Option, den Anruf nach dem Abspielen der Ansage zu beenden, den Anrufer zu einer bestimmten Rufnummer weiterzuleiten oder in ein IVR-Menü zu leiten.

4. IVR-Menü​

Mittels Menü hinzufügen kann ein neues IVR-Menü erstellt werden. Definieren Sie für das neue IVR-Menü einen Namen und klicken Sie auf Speichern.
Mit dem Stern-Symbol definieren Sie, welches IVR-Menü das Primäre ist. Alle als nicht primär markierten Menüs werden nur angesteuert, wenn sie im primären Menü verknüpft sind (z.B. mit einem Tasteninput oder innerhalb der Einstellung Nicht Aktiv).

Nachstehendes Bild zeigt die Gesamtübersicht des aktuellen Menüs namens Oeffnungszeiten. Jedes Menü muss separat bearbeitet werden und hat dieselbe Ansicht.

Menü​

Hier können Sie jedem Menü einen beliebigen Namen geben.

Aktivzeiten​

In diesem Bereich legen Sie fest, an welchem Wochentag und zu welcher Uhrzeit das IVR-Menü aktiv ist.

Ansage.​

Hier können Sie die gewünschte Ansage hochladen, welche innerhalb der oben definierten «Aktivzeiten» abgespielt wird.

Tasteninputs​

In diesem Bereich legen Sie fest, welche Aktionen beim Drücken von Tasten am Telefon (= Ereignis) ausgeführt werden sollen. Dabei stehen die Tasten 0-9 zur Verfügung. Für jede Zeile kann ein Soundfile hochgeladen werden, welches vor der Aktion abgespielt wird (play before action). Nachstehend werden die verfügbaren Aktionen erklärt:

  • Deaktiviert: Es passiert nichts, wenn die entsprechende Taste gedrückt wird.
  • Anruf beenden: Der Anruf wird beendet.
  • Weiterleiten: Definieren Sie hier eine Zielrufnummer, auf welche der Anrufer weitergeleitet werden soll. Die Zielrufnummer muss im nationalen Format eingegeben werden (Bsp.: 0442005000).
  • Voicemail: Leiten Sie den Anrufer direkt auf den Anrufbeantworter (Voicemail) weiter. Um die entsprechende Voicemail konfigurieren und personalisieren zu können, wechseln Sie in der Menü-Übersicht die «Einstellungen sipcall voice-/faxbox» temporär auf «Voicebox» und nehmen die gewünschten Einstellungen vor. Anschliessend wechseln Sie die Funktion wieder zurück auf «IVR».
  • Menü: Mit dieser Aktion geben Sie an, dass beim Drücken einer Taste auf ein weiteres Menü im IVR weitergeleitet werden soll. Das Menü muss vorab erfasst werden, damit es im Dropdown verfügbar ist.

Timeout​

Definieren Sie hier, welche Aktion nach wie vielen Sekunden nach dem Abspielen der Ansage passieren soll, wenn keine Taste gedrückt wird.

Nicht Aktiv​

Definieren Sie hier die Aktion, welche ausserhalb der definieren «Aktivzeiten» passieren soll.

tipp

Sie finden in unserer Video-Anleitung zwei mögliche Konfigurationsbeispiele für ein IVR: https://www.youtube.com/watch?v=8sTUTeRUqxI

5. IVR testen​

Sie können ab sofort das IVR testen, indem Sie von anderen SIP-Telefonen aus kostenlos auf die IVR-Rufnummer anrufen.